الرقابة الادارية، مفهومها، اتجاهاتها، مجالاتها، أغراضها، خطواتها

الرقابة الادارية، مفهومها، اتجاهاتها، مجالاتها، أغراضها، خطواتها

الرقابة الادارية: سعي أو جهد نظامي لوضع معايير إنجاز مستقاة من الأهداف المخططة بغية إعداد معلومات تغذية راجعة تفيد في عملية مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة مسبقاً من أجل تقرير أو تحديد الإجراء الواجب اتخاذه لجعل الموارد تستخدم بأكبر كفاءة وفعالية ممكنة للوصول إلى الأهداف المحددة. (١)

وهي مجموع الإجراءات والأساليب والطرق التي تعمل على ضبط الأنشطة التنظيمية للتأكد من تنفيذ الخطط الموضوعة وتحقيق أهداف المؤسسة، والتي يتم من خلالها أيضاً مقارنة معايير قياس الأداء بالأداء الفعلى للعاملين والكشف عن الانحرافات وأسبابها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها. (٢)

اتجاهات الرقابة الإدارية

تستمد الرقابة الإدارية عملية تنفيذها في المؤسسات والمنظمات من عدة اتجاهات، وهذه الاتجاهات هي كالآتي: 

1. اتجاه الردع: يرى أصحاب هذا الاتجاه أن الرقابة تستخدم أسلوب تخويف الأفراد لتحقيق أهدافها، بمعني أنها تركز على جانب الردع أو استخدام العقاب فقط كأساس لدفع الأفراد على تنفيذ الأوامر، ولذلك فالمدير الذي يقوم بهذا النوع من الرقابة يستخدم سلطته ونفوذه في إجبار الأفراد على تنفيذ الأوامر ومحاسبتهم عندما يخطئون، والفرد في هذه الحالة يقوم بالأداء تخوفاً من العقاب وليس لرغبته في الأداء أساساً، ويعتبر هذه الاتجاه اتجاهاً سلبياً يركز على جانب العقاب دون جانب الثواب، كما أن الرقابة تصبح وظيفة غير مرغوبة حيث أنها لا تعمل على مساعدة العاملين.
2. الاتجاه السلوكي: ينظر هذا الاتجاه للرقابة من الناحية السلوكية، ويرى المؤيدون لهذا الاتجاه أن الرقابة وسيلة لمساعدة العاملين على الأداء الجيد، والمدير الكفء هو من يستطيع التأثير على سلوك العاملين بطريقة تجعلهم يحققون النتائج المرغوبة دون ضغط أو تخويف لشعورهم بأن الرقابة تتم بغرض مساعدتهم أساسا على تحسين الأداء وتطويره. 
3. الاتجاه المعاييري: يقوم هذا الاتجاه على وصف طبيعة عملية الرقابة، من حيث وضع المعايير أو تحديد الأهداف القياسية، ثم قياس النتائج المحققة ومقارنتها بالمعايير الموضوعة مقدماً وتحديد الاختلاف ومعرفة أسبابها ثم معالجتها. (٣)

مجالات الرقابة الإدارية

تتعدد مجالات الرقابة الإدارية في المنظمات وهذه المجالات قد تنفذ الرقابة عليها جميعاً في الوقت ذاته، أو تنفذ على بعضها أو حسب ظروف كل مؤسسة وطبيعة عملها، وأهم مجالات الرقابة الإدارية فيما يلي: 

1. الرقابة على الأهداف: وهى تلك الجهود الرقابية التي تبذل من أجل التحقيق من تنفيذ الأهداف.
2. الرقابة على السياسيات: على اعتبار السياسات هي مجموعة القواعد التي تحكم التفكير والتصرفات عند القيام بتنفيذ الخطط لبلوغ الأهداف التي يتم تحديدها، وبالتالي فإن الانحراف في تطبيق هذه السياسات أو الالتزام بها قد يؤدى إلى عدم بلوغ الهدف المحدد.
3. الرقابة على التنظيم: التأكد من وضوح الهياكل التنظيمية وتحديد المستويات الإدارية المختلفة والقواعد التي تحكم العلاقة بين الرؤساء ومرؤوسيهم.
4. الرقابة على التكاليف: وذلك لتجنب الإسراف أو حدوث ما يمكن أن: يعرض المنظمة للمخاطر المالية المختلفة من نقص في السيولة أو زيادتها مما يضر بالعائد على استثماراتها. 
5. الرقابة على الإنتاج: ومستلزماته مثل الرقابة على المواد الخام ووسائل الإنتاج وجودة المنتج والكمية المنتجة.
6. الرقابة على الموضع التنافسي للمنظمة في الأسواق: وذلك من خلال التأكد من أن ما تقدمه المنظمة من منتجات أو خدمات تلائم احتياجات السوق ويحقق للمنظمة المكانة المرجوة بين المتنافسين. (٤)

أغراض الرقابة الإدارية

وقد أجمل بعض الباحثين المحدثين أغراض الرقابة الادارية في الآتي:

1. التأكد من تطبيق النظم والقواعد المقننة للعمل.
2. معرفة المعوقات التي تواجه التنفيذ.
3. التأكد من سلامة الإجراءات المالية.
4. إكتشاف مواطن الضعف والخلل عند العاملين.
5. التأكد من حصول الموظف على المميزات المشروعة وأنه لا يوجد تعسف من جانب السلطة.
6. ضبط الانفاق الحكومي وتجنب الإسراف.
7. التأكد من أن الخدمات تؤدى للناس دون تفرقة، طبقاً لسياسة الدولة. 

فالرقابة إذن هي التأكد والتحقق من أن تنفيذ الأهداف المطلوب تحقيقها يسير سيراً صحيحاً حسب الخطة والتنظيم والتوجيه المرسوم. (٥)

خطوات الرقابة الإدارية 

تمر الرقابة الإدارية بخطوات ثلاث:

1. تحديد المعايير الرقابية: وهي ما ينبغي أن يتم إنجازه وتحقيقه، معايير عمل مثل كمية الإنتاج أو وحدات خدمية أو ساعات العمل أو تحديد وحدات نقدية وتكاليف محددة، وهناك معايير نوعية مثل حسن المعاملة والروح المعنوية.
2. تقييم الأداء: وهو قياس فعلي لما تم انجازه ومن ثم مقارنته بالمعايير الموضوعة.
3. تصحيح الانحراف: وهي آخر خطوة حيث تعنى بتحديد طرق وآليات تصحيح الانحراف أو الخطأ ومعالجته، وفي تلك الخطوات يمارس عدد من الأساليب الرقابية مثل:
4. أساليب الرقابة الوصفية: مثل السجلات وبطاقات الدوام، سجلات الزمن، خريطة جانت، التحليل المخبري والرسوم البيانية.
5. الأساليب الميدانية: كالجولات الميدانية التي يقوم بها المراقب على ورشات العمل بشكل دوري أو مفاجئ وتكون خاصة او عامة. 
6. الأساليب الكمية: تحليلات مالية ونسب مالية مع الأساليب الرياضية والإحصائية للنشاطات ذات الطبيعة المالية أو الاقتصادية.
7. التقارير: ومن الممكن أن تكون التقارير خاصة أو عامة، دورية أو مخصصة. (٦)

قائمة المراجع:

١- Mockler: J. Robert - The Management Control Process - P.B Tatra porevella Sons Co: Private LTD.-1979 - India - p 3.

٢- عباس، علي، الرقابة الادارية في منظمات الاعمال، الطبعة الأولى، إثراء للنشر والتوزيع، عمان، الأردن، ٢٠٠٨.

٣- فهد بن جبران بن هادي القحطاني، واقع الرقابة الإدارية الداخلية بالأندية الرياضية في المنطقة الجنوبية بالمملكة العربية السعودية، رسالة ماجستير، كلية التربية، جامعة أم القرى، المملكة العربية السعودية، ١٤٣٥هـ، ص ١٦.

٤-  المرجع السابق نفسه، ص ١٩-٢٠.

٥- خوجلي أحمد صديق محمد، الرقابة الإدارية في الدولة الإسلامية منذ نشأتها وحتى نهاية العصر الأموي، أطروحة دكتوراه، كلية الشريعة والدراسات الإسلامية، جامعة أم القرى، المملكة العربية السعودية، ١٤١٣هـ، ص ١٣.

٦- صفوان سعيد العجلوني، الرقابة الإدارية وعلاقتها بالتراخي التنظيمي في مديرية تربية قصبة المفرق، رسالة ماجستير، كلية العلوم التربوية، جامعة آل البيت، ٢٠١٧، ص ٨-٩.