نظم المعلومات الإدارية، المفهوم، الخصائص، الوظائف، المكونات
نظم المعلومات الإدارية هي استخدام الأفراد ومديرو إدارة نظم المعلومات الإدارية لتكنولوجيا المعلومات (الحاسوب)، وذلك من أجل جمع وتخزين وإيصال واستعمال البيانات والمعلومات للإدارات المختلفة، وذلك للقيام بالوظائف الإدارية المختلفة، من (تخطيط- اتخاذ القرارات - إعداد التقارير - ضبط العمل - حل المشاكل الإدارية، الرقابة) وذلك لهدف الإدارة الناجحة.
يتضح من التعريف السابق أن نظم المعلومات الإدارية، تهدف بصفة مستمرة وبطريقة مخططة إلى، ربط جميع الإدارات بالتنظيم مع بعضها البعض والرقابة عليها وتحسين التنظيم العاملة به.
إن مسؤولية نظم المعلومات الإدارية، هي مسؤولية إدارة النظم المختصة بها، والمسئولة عن جمع البيانات والمعلومات وإعداد التقارير ودعم القرارات الإدارية، وحل المشاكل المختلفة، في منظمة الأعمال وذلك من خلال الفعالية في استخدام الحاسب الآلي. (١)
خصائص نظم المعلومات الإدارية الجيد
تعرف خصائص نظام المعلومات الجيد بالدقة والوقتية (توفرها بالوقت المناسب)، الكمال (أي أن تكون كاملة) وان تكون ذات صلة بالموضوع.
هناك مجموعة من الخصائص الواجب توفرها في نظام المعلومات الإدارية تعتبر بمثابة شروط رئيسية لنجاح النظام وفاعليته وهي:
- أن يكون النظام مقبول من قبل العاملين في المؤسسة (مستخدميه) وتوليد القناعة بأهمية وفوائد النظام، وذلك لضمان تعاون الجميع لإنجاحه وتحقيق أهدافه من خلال إشراك جميع المستفيدين من النظام في عمليات تطويره وتحديثه.
- أن يحقق النظام الهدف أو الأهداف التي أنشئ من اجلها.
- أن يشتمل النظام على جميع البيانات التي تحتاجها الإدارة الواحدة على صعيد البيانات الوصفية أو البيانات الكمية، وذلك تسهيلا للإجراءات والأعمال الإدارية المطلوب تنفيذها.
- تزويد متخذي القرارات بالمعلومات المناسبة، من حيث الوقت والدقة المطلوبة.
- أن يخدم النظام كافة المستويات الإدارية في المنظمة، وكذلك كافة المجالات الوظيفية المختلفة.
- أن يتوفر في النظام درجة كافية من المرونة، والقدرة على التكيف مع التطورات والاحتياجات المستقبلية.
- أن يحتوي النظام على درجة عالية من التكامل بين النظم أي أن تكمل عناصر النظام المختلفة بعضها البعض دونما حاجة إلى الازدواجية والتكرار في العملية الواحدة، وبحيث تصبح مخرجات كل عملية هي نفسها مدخلات عملية لاحقة.
- يجب أن تكون المعلومات المستخدمة في النظام مناسبة وملائمة لأغراض وطلبات المؤسسة المعنية والعاملين فيها.
- وأخيرا ينبغي أن تكون المعلومات قابلة للقياس الكمي، بحيث يمكن مراجعتها ومتابعتها وتحديد حجمها وأن تكون المعلومات قابلة للفحص والتأكد من وجود أدلة كافية تدعمها. (٢)
وظائف نظم المعلومات الإدارية
هناك مجموعة من الوظائف الرئيسة لنظم المعلومات الإدارية، وهي:
- إدخال البيانات تشمل هذه الوظيفة تحديد البيانات التي تحتاجها المنظمة، سواء كانت من داخلها أو من خارجها، وإدخالها في نظم المعلومات الإدارية مع الأخذ بعين الاعتبار الاحتياجات المختلفة للمستويات الإدارية.
- معالجة البيانات تشمل هذه الوظيفة التأكد من صحة البيانات المدخلة، ومدى ملاءمتها، ودرجة أهميتها للمنظمة. وتتم المعالجة من خلال برمجيات محددة من أجل تجهيز البيانات التي قد تحتاجها المستويات الإدارية لاحقا.
- تخزين البيانات تشمل هذه الوظيفة حفظ البيانات باستخدام الوسائل التكنولوجية المختلفة بحيث يتم الرجوع إليها عند الحاجة بسرعة وسهولة.
- استخراج البيانات تشمل هذه الوظيفة استخراج البيانات على شكل تقارير متنوعة وحفظ نسخة منها ليتم إرسالها إلى المستويات الإدارية التي تحتاجها.
- التواصل: تشمل هذه الوظيفة إيصال البيانات التي تم استخراجها إلى المستويات الإدارية التي ستستخدمها بالطريقة الملائمة والتوقيت المناسب ليتم الاستفادة منها في اتخاذ القرارات الإدارية. (٣)
تصنيف نظم المعلومات الإدارية
- نظم المعلومات اليدوية: يتم فيها تسجيل وتلخيص وتصنيف البيانات باليد في سجلات معدة لذلك.
- نظم المعلومات نصف الآلية: تتم عمليات الإدخال والمعالجة والمخرجات يدوياً وآلياً مثل استخدام ماكنة التصوير.
- نظم المعلومات الآلية تتم جميع العمليات من إدخال ومعالجة وإخراج باستخدام الحاسبات الإلكترونية وشبكات المعلومات. (٤)
مكونات نظم المعلومات الإدارية
يتكون نظام المعلومات الإدارية من العناصر التالية:
- الأجهزة Hardware: يفترض اليوم أن أي نظام معلومات إداري مكون من حاسب على الأقل خاصة أنها أصبحت متوفرة بأسعار في متناول معظم المنظمات.
- البرمجيات Software: وهي الأنظمة التي تشغل الأجهزة والبيانات والمعلومات والمعارف وتحدد العمليات التي ستؤديها الأجهزة.
- قواعد البيانات Data Bases: هي المخزن الذي يحتوي على البيانات التي تصف كل العمليات والأحداث الجارية في المنظمة بكل التفاصيل المهمة الخاصة بنشاطها على شكل ملفات.
- الإجراءات Procedures: عمليات تتضمن وصف وترتيب مجموعة الخطوات والتعليمات المحددة لإنجاز العمليات الحاسوبية كافة فالموارد التي تم وصفها سابقا لا يمكن أن تؤدي عملها بدقة دون وضع نظام عمل محدد.
- الموارد البشرية Human Resource: هو المكون الذي يسيطر ويشغل المكونات الأخرى فكل منظمة تستخدم نظم معلومات تحتاج إلى عاملين لتشغيل وإدارة هذه النظم. (٥)
قائمة المراجع:
١- وفاء برهان أحمد برقاوي، أثر استخدام نظم المعلومات الإدارية على فاعلية أعمال التسهيلات الائتمانية التجارية المباشرة في البنوك التجارية العاملة في الأردن، رسالة ماجستير، كلية الاقتصاد والعلوم الإدارية، جامعة آل البيت، ٢٠٠٤، ص ٢٤-٢٥.
٢- حسام مبارك الذنيبات، العلاقة بين نظم المعلومات الإدارية المحوسبة وأداء العاملين في المؤسسات المالية الحكومية المتخصصة بالإقراض في الأردن، رسالة ماجستير، عمادة الدراسات العليا، جامعة مؤتة، ٢٠٠٣، ص ٢٣-٢٤.
٣- الطالب محمود زغب، نظم المعلومات الإدارية ودورها في دعم القرارات الإدارية في المؤسسات الحكومية الفلسطينية في محافظة أريحا والأغوار من وجهة نظر العاملين فيها، رسالة ماجستير، كلية الدراسات العليا والبحث العلمي، جامعة الاستقلال، فلسطين، ٢٠٢٠، ص ١٨.
٤- عادل عوده الهاشم، أثر جودة مخرجات نظم المعلومات الإدارية على فاعلية الرقابة الإدارية في الجامعات الأردنية، دراسة مقارنة بين الجامعات الحكومية والجامعات الخاصة، رسالة ماجستير، عمادة الدراسات العليا، جامعة مؤتة، ٢٠٠٤، ص ٢٣.
٥- سهيل الياس طرطارة، أثر استخدام نظم المعلومات الإدارية المحوسبة في وظائف إدارة الموارد البشرية في المؤسسات العامة في الأردن(دراسة ميدانية)، رسالة ماجستير، كلية الدراسات العليا، الجامعة الأردنية، ٢٠٠٧، ص ٢١-٢٢.
